Un besoin concret : faciliter l'accès aux documents en mobilité
Les agents de la commune, équipés de tablettes lors de leurs interventions sur le terrain, devaient pouvoir consulter instantanément les autorisations de bâtir de chaque bâtiment. Cependant, ces documents étaient conservés sous format papier dans des classeurs, rendant leur consultation longue et contraignante, avec une praticité moindre par rapport aux besoins des agents sur le terrain.
Une prestation de bout en bout assurée par CK
Pour répondre à ce défi, CK a pris en charge l'ensemble du processus, de la collecte des 140 classeurs à la restitution des documents numérisés. Chaque document a été dépollué et préparé avant d'être numérisé sur des équipements adaptés en fonction des formats. Un contrôle qualité rigoureux à 100 % a été effectué afin d'assurer une fidélité optimale des données.
L'indexation précise des autorisations, selon l'année et leur numéro, a permis une recherche et une consultation plus efficaces. Enfin, les documents ont été reconditionnés à l’identique avant d'être restitués au client. Les livrables étaient conformes aux attentes du système d’information de la commune, garantissant ainsi une intégration facile et fluide.
Grâce à ce travail, la commune de Rosport-Mompach dispose aujourd’hui d’un ensemble d’archives numériques facilement accessibles et exploitables. Depuis la reprise de l'ensemble des archives historiques, une campagne annuelle est mise en place pour traiter et numériser les nouvelles autorisations papier, assurant ainsi une continuité dans la gestion documentaire.
Une démarche au service de la transformation digitale
Cette initiative montre comment la numérisation améliore le quotidien des communes en optimisant l'accès à l'information et en assurant la préservation du patrimoine documentaire. La commune de Rosport-Mompach a exprimé sa grande satisfaction quant à la qualité de la prestation réalisée par CK. En dehors de la campagne annuelle 2024 (40 classeurs / 911 autorisations à bâtir / 20 487 pages ≤ DIN A3 et 498 plans DIN A0 numérisés durant l’été), ce sont près de 4 800 permis de construire, 68 000 pages au format ≤A3 et 6 300 plans qui ont été numérisés en seulement deux mois.
L'efficacité du traitement, la rigueur du suivi et la conformité des livrables ont permis de répondre pleinement à leurs attentes, renforçant ainsi la collaboration entre les deux parties. CK continue d'accompagner les communes du Luxembourg dans leur transition vers des services plus efficaces et connectés.