Les solutions de gestion électronique de documents (GED) sont nombreuses sur le marché, mais au Luxembourg, peu sont suffisamment complètes pour répondre aux besoins des PME-TPE. Dans les différents domaines administratifs de l’entreprise, les collaborateurs ont besoin d’échanger documents (factures, contrats, courriers, rapports, RH…) via un système adéquat, souple et agile et surtout simple à prendre en main. Le tout sans réinventer la roue, le but principal est l’optimisation pas forcément la révolution.
Pour faire face aux problématiques des entreprises, quelles solutions proposez-vous aujourd’hui ?
SR :Nous sommes le revendeur exclusif de la solution Doc.Series, un système de gestion documentaire modulable et modulaire qui s’adapte parfaitement à tous les domaines et activités de nos clients. Nos longues années d’expérience dans le monde bureautique nous ont permis de trouver l’outil le plus approprié aux demandes du marché actuel.
BN : On pourrait rajouter que nous sommes en relation directe avec l’éditeur, sans intermédiaire. Cela nous permet d’avoir une grande flexibilité pour répondre à toutes les demandes que nous recevons, de l’intégration au développement. Nous sommes aussi le seul intervenant, de l’installation à la maintenance de la GED.
Quels sont les principaux besoins de vos clients en ce qui concerne la gestion de leur document ?
SR : En premier lieu, on va retrouver les fonctions primaires de collaboration autour des documents. On retrouve alors toutes les principales fonctionnalités d’une GED, c'est-à-dire, l’accès, l’indexation et la recherche des documents, la collaboration, les workflows de validation, ou encore la signature électronique…
Ensuite, on va retrouver les fonctions plutôt secondaires, mais qui reste indispensables comme la sécurité des informations et la sauvegarde des données.
Enfin, nous pensons que c’est le service associé à l’outil qui fait notre force et nous différencie. Pour nos clients, nous gérons l’installation, l’hébergement, la plateforme, les mises à jour, backups et le stockage des données ainsi que toute la partie support via notre SAV.
Si vous avez besoin d’un renseignement, vous pouvez traiter en direct avec notre équipe dédiée. Vous êtes toujours en relation avec la même personne, on réalise avec le temps que cela facilite la collaboration et que nos clients en sont satisfaits.
Comment savoir si une entreprise a besoin d’un système de GED ?
BN : À partir du moment où des documents transitent dans l’entreprise, nécessitent une validation, ou même, si une entreprise désire juste gagner en flexibilité ou réactivité, la GED devient intéressante.
Il faut savoir que l’optimisation des flux documentaires ne s’accompagne pas nécessairement d’un renouvellement ou d’un grand changement. L’idée est plutôt d’optimiser les processus existants et de les digitaliser. Le secret est de s’appuyer sur les méthodes de travail en place pour les automatiser, les optimiser sans pour autant changer la manière de travailler des employés Il ne faut donc pas voir l’outil comme une menace mais plutôt comme un support bénéfique d’assistance à son travail qui peut demander une courte phase de transition.
Quels bénéfices les utilisateurs peuvent-ils en tirer ?
SR : Si nous prenons le cas de notre GED, les avantages sont nombreux et dépendent des besoins clients. De manière générale, cela permet d’optimiser votre communication et votre collaboration interne, de réduire les erreurs et de faciliter le classement et les recherches
Grâce au système de workflow, chacun sait ce qu’il doit faire et quand il doit le faire. Les documents transitent d’un point A à un point B, sans se perdre. On limite donc les erreurs et on réduit les temps de traitement, de ce fait on limite les coûts.
Vous avez aussi la possibilité de créer des liens avec vos autres logiciels internes comme les logiciels de gestion, de compta ou de facturation. Il existe aussi plusieurs différents modules qui s’intègrent à la forme de base de la solution. Elle peut être adaptée en fonction des besoins ; ça évite de surcharger l’application, mais aussi, vous n’installez et ne payez que ce dont vous avez besoin, ainsi, vous maitrisez également l’investissement en fonction de vos besoins tout en restant flexible à tout moment
BN : On peut également parler d’une solution économique et écologique car on réduit considérablement le nombre d’impression au format papier, en effet en faisant transiter vos documents directement dans l’application, vous gardez une traçabilité complète de vos documents sans risquer de les perdre tout en réduisant votre empreinte carbone et vos couts d’entretien.
Si tu devais mettre en avant une fonctionnalité, ce serait laquelle ?
BN : Une fonctionnalité que je trouve particulièrement intéressante, c’est la méthode de recherche de document. Deux méthodes complémentaires sont utilisées : l’indexation des métadonnées ainsi que l’OCR.
On utilise la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) quand on a besoin de faire une recherche par mot-clé. L’outil permet de convertir le texte de document en format lisible par une machine.
L’indexation quant à elle permet de retrouver des documents par le volume. On associe des documents ou d’autres contenus avec des informations permettant par la suite de rechercher et récupérer ces documents, par exemple « exercice comptable 2021 ».
Ces documents sont complétés par les métadonnées, telles que le nom du créateur du document, sa date de création, sa dernière mise à jour… Grâce à cela, il est possible d’avoir une vue et un historique de toutes les modifications réalisées sur un document. On récupère facilement les données perdues ou supprimées par erreur.
Pour faire simple, cet GED est un véritable moteur de recherche pour votre entreprise. Le « Google » des documents de votre entreprise. Vous pouvez de la même manière rechercher facilement un ou plusieurs mots qui seraient contenu dans un index, un champ ou même dans le contenu de n’importe quel document en un clic ! Ensuite vous pouvez encore filtrer les résultats pour affiner.
Trouver un document devient un jeu d’enfant…
Est-il possible de gérer les accès aux documents ou de les rendre confidentiels ?
SR : Bien-sûr, tous les accès sont gérés par un administrateur principal défini au sein de l’entreprise qui une vue globale sur tout ce qu’il se passe. Il peut donner les droits d’accès au besoin, que ce soit pour l’interne ou pour des besoins externes à l’organisation. Par exemple, pour faciliter le travail des auditeurs, vous pouvez leur donner accès aux documents relatifs à votre exercice en cours ou le précédant par exemple. Les documents sont même consultables à distance du fait que l’hébergement est dans notre cloud. Accessoirement, une application est disponible sur Android et IOS pour consulter ou valider des documents en mobilité totale.
Si je suis intéressé, mais que je ne sais pas par où commencer, comment dois-je procéder ?
BN : De notre côté, nous pensons que la préparation est l’étape la plus importante du processus, ensuite viendra la phase d’implémentation. On procède avant tout à une analyse de l’existant. On doit connaître votre volume documentaire, les problématiques documentaires rencontrées, vos méthodes de travail, vos impératifs, quel est votre budget annuel alloué pour l’archivage, quel est votre sensibilité à la sécurité des informations… Plus on se met dans la peau d’un utilisateur, plus il sera facile d’adapter l’outil et d’améliorer son quotidien. Si les gens apprécient un outil, ils l’utilisent mieux !
Ensuite, on réfléchit ensemble aux procédures les plus importantes à digitaliser. Une fois sélectionné un projet, on procède à une première phase de test pour se familiariser avec l’outil. Puis, on optimise les besoins par demande et par service. Le reste se fait naturellement, une fois un projet finalisé, si les utilisateurs adhèrent, un autre suit généralement rapidement.
Un client satisfait qui demande à étendre notre solution sur d’autres services ou besoin, c’est la satisfaction du travail bien fait et le début d’une nouvelle relation de travail pérenne.