Soucieuse de préserver son patrimoine documentaire tout en facilitant le travail quotidien de ses agents, l’administration communale de Waldbillig a entrepris, entre juin 2024 et mars 2025, un vaste projet de numérisation d’une partie de ses archives communales.
Ce projet d’envergure portait sur une collection de registres d’actes d’état civil ainsi que sur l’ensemble des autorisations de bâtir. Face à la diversité des formats (documents reliés, grands formats, A4, A3) et à la fragilité de certains supports, la commune a choisi de confier cette mission à CK, un prestataire reconnu pour son expertise et sa capacité à assurer une numérisation de haute qualité dans des délais maîtrisés.
Numérisation des archives communales : un projet d’envergure pour Waldbillig
Avant ce projet, la commune de Waldbillig n’avait pas encore initié de démarche de transformation digitale de ses documents. La volonté de préserver durablement le patrimoine documentaire tout en améliorant la qualité du service aux citoyens a été le moteur de cette initiative. L’ampleur du projet, tant par le volume que par la diversité des documents, représentait un véritable défi technique et organisationnel.
« Nos équipes sont habituées à accompagner les administrations et institutions dans des projets similaires. Nous avons donc pu proposer une approche parfaitement adaptée aux besoins et à la façon de travailler de la commune. »
Philippe Schweitzer, Outsourcing Services Senior Manager - CK
Une méthodologie rigoureuse pour traiter près de 100 000 pages
Entre juin 2024 et mars 2025, trois collaborateurs CK ont été mobilisés pour accompagner la commune à chaque étape du projet : analyse des besoins, préparation, numérisation, indexation et contrôle qualité à 100 %.
La prestation, réalisée dans les locaux de CK, a été planifiée sur plusieurs mois afin d’assurer une organisation fluide et conforme aux exigences techniques de conservation.
« L’expertise et la rigueur de CK ont été déterminantes pour relever un défi majeur : préserver notre patrimoine documentaire tout en modernisant nos processus. Grâce à leur accompagnement, nous disposons désormais d'archives numériques accessibles, sécurisées et optimisées, au service de nos citoyens et de notre administration. »
Filipe Soares, ingénieur diplômé, Service des bâtisses - Commune de Waldbillig
Des milliers de documents désormais accessibles en format numérique
Au total, 3 719 dossiers d’autorisations de bâtir ont été dématérialisés, représentant 76 028 pages (documents reliés, grands formats, A4, A3) et 3 799 plans.
Concernant l’état civil, 122 registres ont été numérisés à l’aide de scanners spécialement adaptés aux ouvrages reliés. Chaque acte – manuscrit ou tapuscrit – a ensuite été indexé manuellement, soit environ 12 000 actes.
Enfin, les délibérations du conseil communal et du collège échevinal ont fait l’objet d’une numérisation complète : 22 registres et 10 classeurs, représentant plus de 5 000 pages, avec la création d’un fichier numérique distinct pour chaque séance.
Un projet porteur d’avenir...
Grâce à cette démarche de numérisation des archives, l’administration communale de Waldbillig dispose désormais d’un accès simplifié et sécurisé à ses archives, tout en garantissant la préservation durable de son patrimoine documentaire. Cette numérisation des archives communales permet à la fois de préserver le patrimoine et de faciliter le travail quotidien des agents
CK est fière d’avoir accompagné la commune dans cette transformation et remercie chaleureusement l’ensemble des équipes communales pour leur confiance tout au long de cette belle collaboration.