La conservation des archives ne se résume pas à leur stockage. Sans classement structuré ni regard critique, les documents s’accumulent, deviennent difficilement exploitables et rendent toute numérisation exhaustive peu pertinente.
Consciente de la richesse de son patrimoine documentaire, l’administration communale de Leudelange a lancé un projet d’envergure visant à reprendre et structurer l’ensemble de ses archives, dont certaines remontent au milieu du XIXe siècle.
Pour mener à bien cette mission, CK, en collaboration avec un partenaire spécialisé en archivistique, a mobilisé une équipe de trois archivistes pendant trois semaines.
L’objectif de ce projet était d’analyser, de restructurer et d’inventorier plus de 400 mètres linéaires de documents conservés dans les locaux communaux.
Structurer pour mieux exploiter : l’élaboration d’un plan de classement
Une première structure existait déjà, mais elle ne reflétait pas pleinement la diversité et l’évolution des missions communales.
Les archivistes ont donc commencé par une analyse globale du fonds, afin d’identifier l’ensemble des thématiques couvertes et de les hiérarchiser de manière cohérente :
- Population et état civil
- Finances communales
- Ressources humaines
- Autorisations à bâtir
- Vie associative et événements
- Patrimoine communal
Ce travail a permis d’élaborer un plan de classement évolutif, capable de s’adapter aux transformations futures des compétences communales. Car une collectivité évolue : certaines missions disparaissent, d’autres émergent. Le classement doit suivre cette dynamique.
Réorganisation physique : cohérence retrouvée et espace optimisé
Au fil des années, les archives avaient été déplacées selon les contraintes d’espace ou les besoins des services. Certains ensembles documentaires s’étaient retrouvés fragmentés.
La réorganisation physique, alignée sur le nouveau plan de classement, a permis :
- de reconstituer des dossiers dispersés,
- de rendre les archives plus lisibles et accessibles pour les agents communaux,
- d’optimiser l’espace de stockage.
Résultat : une collection désormais cohérente, structurée et immédiatement exploitable.
Le récolement : une vision exhaustive du patrimoine documentaire
Étape clé du projet, le récolement a consisté à inventorier l’ensemble des unités documentaires (boîtes, classeurs, dossiers…).
Cet outil stratégique permet aujourd’hui à l’administration communale :
- d’identifier les doublons et les lacunes,
- de repérer les documents éliminables,
- de mettre en évidence les pièces à forte valeur patrimoniale ou juridique.
L’administration communale de Leudelange dispose désormais d’une cartographie complète et fiable de son patrimoine documentaire.
Une numérisation désormais pertinente et ciblée
L’objectif initial du projet était clair : préparer une campagne de digitalisation efficace.
Grâce au travail de classement et de récolement, l’administration communale peut désormais :
- sélectionner les documents à haute valeur patrimoniale,
- identifier les dossiers à forte consultation,
- prioriser les archives sensibles ou fragiles.
La numérisation ne sera plus massive et indifférenciée, mais stratégique et à forte valeur ajoutée.
Un patrimoine exceptionnel remis en lumière
Le projet a également permis de redécouvrir des pièces remarquables, dont le plus ancien registre des délibérations couvrant la période 1856 – janvier 1882.
« L’administration communale de Leudelange a la grande chance d’avoir conservé quasiment l’entièreté de ses archives. Les mouvements de population, l’organisation de manifestations festives, la construction de bâtiments emblématiques… toute son histoire du XXe siècle est documentée ici. Ce travail a également permis de remettre en lumière le registre des délibérations le plus ancien. Nous sommes reparties fières du travail accompli et des découvertes réalisées. »
Laëtitia Brasseur, archiviste
Un projet structurant pour l’avenir...
Grâce à cette mission menée par CK et son partenaire, la commune de Leudelange dispose aujourd’hui :
- d’un plan de classement moderne et évolutif,
- d’un récolement exhaustif,
- d’archives physiquement réorganisées,
- d’une base solide pour engager sereinement les prochaines étapes : éliminations réglementaires, classement fin et numérisation à grande échelle.
Plus qu’un simple travail de rangement, ce projet constitue un véritable levier de modernisation administrative et de valorisation patrimoniale.