La mission a mobilisé un opérateur technique à temps plein, ainsi que plusieurs agents de l’Administration (conciergerie, service informatique, cellule Histoire et archivage), impliqués à différentes étapes du projet.
Projet : numérisation de plans dans les locaux de l’Administration des Bâtiments Publics
Le choix d’une numérisation réalisée dans les locaux mêmes de l’Administration constituait une condition déterminante afin d’assurer une protection optimale des plans. Cette organisation a permis d’éviter des transports complexes et risqués, tout en limitant les manipulations au strict nécessaire. La présence continue de l’équipe a également garanti un suivi rigoureux des opérations et une réactivité immédiate en cas de besoin.
Une autre spécificité de la mission résidait dans l’hétérogénéité des documents. Si l’ensemble était globalement en bon état de conservation, les supports variaient fortement selon les périodes de production. Certains plans présentaient une matérialité robuste, tandis que d’autres, notamment les calques fins, se révélaient particulièrement fragiles. Ces contraintes ont nécessité une manipulation extrêmement délicate et ont allongé les temps de traitement, en raison des précautions indispensables mises en œuvre, notamment l’utilisation de pochettes plastiques protectrices lors du passage au scanner.
Le défi consistait donc à concilier exigences de conservation patrimoniale, qualité de reproduction et efficacité opérationnelle, afin de traiter ce volume très important de plans dans un délai maîtrisé, sans compromis sur la sécurité des originaux.
Un accès indispensable aux plans
Au quotidien, les plans constituent un outil de travail essentiel pour les architectes et leurs équipes au sein de l’Administration des Bâtiments Publics, chargée de la gestion du patrimoine de l’État. Si les documents récents sont majoritairement disponibles au format numérique, les plans plus anciens demeurent une référence incontournable pour le traitement de problématiques spécifiques et pour la conduite de nombreux projets techniques et administratifs.
Cependant, l’organisation exclusivement papier de ces archives, conservées pendant des années dans des centaines de tiroirs, engendrait d’importantes contraintes : recherches manuelles longues et fastidieuses, déplacements physiques fréquents, circulation et partage limités de l’information, ainsi qu’une forte dépendance à l’expertise de quelques personnes maîtrisant parfaitement le système de classement.
Le besoin d’une solution adaptée était donc clairement identifié. CK a ainsi déployé une démarche professionnelle permettant de moderniser l’accès à ces documents, tout en s’intégrant pleinement dans le fonctionnement quotidien des services.
Une solution de numérisation sur mesure et intégrée à l’environnement client
Afin de répondre à l’ensemble de ces enjeux, CK a conçu et mis en œuvre un dispositif de numérisation entièrement sur mesure.
Un espace dédié, situé au rez-de-chaussée, a été aménagé en atelier de numérisation et équipé d’un scanner de plans de dernière génération (Contex IQ Quattro 4450), garantissant une qualité optimale, y compris pour les très grands formats.
Le dispositif était opéré par un consultant scannériste du département Outsourcing Services CK, dédié exclusivement au projet. Chaque plan faisait l’objet d’une inspection préalable portant sur ses caractéristiques physiques (fragilité, propreté, épaisseur, état général), avant vérification de son caractère unique afin d’éviter la numérisation de doublons.
Une indexation manuelle était ensuite réalisée selon les règles définies par le client, assurant une structuration fiable, cohérente et directement exploitable. À l’issue du processus, les fichiers étaient soumis à un contrôle qualité, puis transférés vers les serveurs de l’Administration, garantissant une intégration fluide dans l’environnement existant.
Compte tenu du caractère sensible des archives, l’extraction quotidienne des plans était assurée par le personnel de l’Administration, tandis que le collaborateur CK veillait à la conformité des fichiers, à la cohérence de l’arborescence et, le cas échéant, à la correction ou à l’intégration de documents manquants.
"Travailler sur ce projet de numérisation a été une expérience très enrichissante. J’ai particulièrement aimé la collaboration avec les équipes techniques et les agents de l’Administration. Voir ces milliers de plans anciens prendre une nouvelle vie numérique est une vraie satisfaction. C’est un beau projet collectif entre CK et l’Administration des Bâtiments Publics"
Tania Balcazar - Outsourcing Services Officer
Un projet mené en 2 phases et en étroite collaboration avec l’Administration
Les opérations se sont déroulées en deux phases distinctes :
- Une première mission de juin 2023 à juillet 2024, représentant 238 jours ouvrables ;
- Une seconde phase de septembre 2025 à janvier 2026, soit 90 jours ouvrables.
Cette organisation progressive a permis d’adapter le dispositif aux contraintes du client, et d’optimiser la planification des travaux dans les temps.
Tout au long du projet, CK et l’Administration des bâtiments publics ont instauré une collaboration étroite et quotidienne. Cette communication permanente a facilité la résolution rapide des questions opérationnelles, l’ajustement des procédures si nécessaire et le maintien d’un rythme de production constant, dans un véritable esprit de partenariat.
Grâce à ce dispositif, plus de 30 000 plans ont été numérisés, contrôlés, indexés et intégrés dans le système d’information de l’Administration.
Au-delà du gain opérationnel, cette démarche pose les bases d’une gestion documentaire modernisée et pérenne, sur laquelle l’Administration pourra s’appuyer pour ses projets de rénovation ou de construction.
CK peut vous accompagner de la même manière dans vos projets de numérisation, en concevant et en déployant des solutions sur mesure, adaptées à vos contraintes, à votre environnement technique et à vos objectifs métier.