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Fréquemment programmé dans le but d'améliorer l'efficacité des dépenses et généralement lors de la fin d'un contrat avec un fournisseur, la mise à jour de l'ensemble du parc d'impression peut également ouvrir la voie à l'introduction de nouvelles prestations en faveur des collaborateurs.
À l'ère de la numérisation, la gestion de votre parc d'impression peut devenir un levier essentiel tant du point de vue opérationnel que financier. Découvrez ici les points à aborder au sein de votre entreprise au départ de votre réflexion.
5 exemples de questions à se poser en amont du renouvellement de son parc d'impression
1) Comment répondre aux besoins des collaborateurs ?
Dans les grandes entreprises comme dans les plus petites structures, les besoins en matière d’équipements d’impression sont variés et nécessitent une approche ciblée et personnalisée.
Avant de renouveler le parc d’impression, il est essentiel de réunir des experts internes de divers départements afin de recueillir leurs demandes spécifiques. Cette étape permet de définir le périmètre de la solution à mettre en place de manière à répondre à l’ensemble des besoins de l’entreprise.
2) Comment simplifier la mise en place du parc d’impression ?
Pour surmonter les défis liés à la coordination de multiples interlocuteurs, il peut être intéressant de collaborer avec un interlocuteur unique, tel qu’un chef de projet.
Ce responsable devra superviser l’intégralité du processus de déploiement, de la commande à la validation du parc d’impression, en assurant la fluidité des actions.
3) Comment s’assurer de la bonne continuité du service ?
Lors de la construction du projet, il est important que vous ayez un suivi de qualité du fournisseur interrogé et qu’il s’engage à vous accompagner tout au long de cette étape de transition. En effet, passer de votre installation actuelle à la nouvelle peut impliquer une période d’arrêt pénalisante pour votre activité. Votre fournisseur doit être en mesure de s’engager contractuellement sur la continuité du service.
4) Comment optimiser l’utilisation des équipements ?
Pour optimiser l’utilisation des équipements, il est essentiel de s’interroger sur des aspects techniques qui garantissent une utilisation fluide :
- une vitesse d’impression et de numérisation optimale ;
- un panneau de contrôle ergonomique et facile d’accès, enrichi de fonctionnalités de personnalisation ;
- une maîtrise parfaite de l’intégration des paramètres et des connecteurs ;
- une évaluation précise en amont du nombre d’équipements nécessaires pour correspondre exactement aux besoins et aux usages de l’entreprise.
5) Comment protéger son parc d’impression ?
Il est important de sélectionner un prestataire avec une expertise en sécurité. Aussi, privilégiez un parc d’impression doté d’un système d’administration avancé permettant de :
- gérer les accès ;
- partager les ressources ;
- surveiller le réseau.
Ce système de sécurité doit être en adéquation avec la norme ISO 15408 pour garantir la conformité des niveaux de sécurité des systèmes d’information.
Comment CK peut vous aider à renouveler votre parc d’impression ?
Sur base d’une analyse complète, nous envisageons avec vous une nouvelle architecture de votre parc d’impression. Notre but ? Adapter votre parc à vos besoins réels pour vous éviter une surconsommation inutile et non écologique.