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Peux-tu nous donner un aperçu des principaux services de dématérialisation que CK propose ?
Le département Outsourcing Services de CK répond à une variété de besoins de dématérialisation exprimés par nos clients.
Tout d'abord, en ce qui concerne la gestion des flux documentaires quotidiens, notre équipe réceptionne chaque jour des documents ou courriers, les numérise, puis effectue les post-traitements requis (catégorisation automatique, indexation, extraction de données, OCR, etc.), conformément aux spécifications définies avec nos clients. Les fichiers obtenus sont progressivement intégrés au système d'information du client. Nous pouvons également prendre en charge l'archivage physique chez un partenaire ou la destruction des documents après traitement, en garantissant une traçabilité complète.
Ensuite, pour la partie numérisation d'archives de toutes tailles, nous offrons des prestations qui couvrent une large gamme de formats (livres, plans, documents administratifs) et peuvent être réalisées dans nos ateliers de Leudelange ou directement chez nos clients, où nous mettons en place un atelier temporaire. Avant la numérisation, nous proposons également une mission de consultance par des archivistes, visant à inventorier les fonds documentaires et à formuler des recommandations sur les actions à entreprendre (destruction, numérisation indispensable, numérisation suggérée, etc.).
Ces services visent à offrir une solution complète et sur mesure pour répondre aux exigences spécifiques de chaque client en matière de dématérialisation.
Quels sont les défis courants de la dématérialisation pour les entreprises et quelle est la valeur ajoutée de CK pour les aider à les surmonter ?
La dématérialisation est une démarche stratégique pour les entreprises souhaitant optimiser la gestion de leurs flux documentaires. CK accompagne ses clients dans la résolution des principaux défis liés à ce processus.
L'un des principaux défis est lié à la résistance au changement. Nous collaborons étroitement avec les parties prenantes pour démontrer les avantages tangibles de la dématérialisation. En mettant en avant les gains en termes d'efficacité, de sécurité et de conformité, nous facilitons l'adhésion des équipes.
Afin de ne jamais perturber l'activité de nos clients, nous concevons un plan de dématérialisation sur mesure, tenant compte des besoins spécifiques de l'entreprise. En définissant des étapes précises et en effectuant les tâches critiques liées au traitement quotidien en dehors des heures de pointe, nous réduisons au minimum l'impact sur les opérations courantes.
Un autre défi auquel nous sommes attentifs concerne l’absence de vision globale. Nos spécialistes en dématérialisation travaillent avec nos clients pour établir une vue d'ensemble claire dès le départ du projet. Nous les aidons à identifier les priorités, à définir des objectifs à long terme, et à concevoir une feuille de route cohérente qui englobe toutes les étapes, de la numérisation des archives à la gestion des flux quotidiens.
Enfin, la charge de travail accrue pour les employés est souvent une préoccupation majeure. En externalisant les services chez CK, les entreprises peuvent alléger la charge de travail interne, tout en assurant une gestion des documents efficace et sécurisée.
Quels sont les avantages pour une entreprise de choisir vos services d'outsourcing par rapport à d'autres fournisseurs ?
CK se positionne comme un guichet unique pour accompagner ses clients dans leur transformation digitale. Nous offrons une expertise complète à chaque étape du processus, en mobilisant des spécialistes métier, des équipements de pointe et des solutions adaptées.
Par exemple, pour une entreprise disposant d’un vaste fond d’archives et souhaitant également gérer efficacement ses flux documentaires quotidiens. Nos archivistes interviennent pour réaliser un traitement intellectuel des documents (inventaire, récolement, plan de classement, etc.). Les documents recommandés pour la numérisation sont ensuite traités (numérisation, indexation, archivage physique), soit dans nos ateliers, soit dans les locaux du client.
Par ailleurs, pour la capture des documents quotidiens, nous installons des solutions adaptées aux besoins du client (scanners) ou en utilisant des imprimantes multifonctions (MFP) déjà présentes chez de nombreux clients. Si le client le souhaite, ce traitement quotidien peut être externalisé vers nos services.
En complément, notre solution de gestion électronique des documents (GED) permet d’intégrer les archives traitées ainsi que les documents numérisés quotidiennement. Des workflows personnalisés peuvent être configurés selon les besoins spécifiques des clients.
Nous assurons une traçabilité totale à chaque étape du processus.
Comment garantissez-vous la sécurité et la confidentialité des données pour vos clients ?
Tout d’abord, tous les employés de CK sont contractuellement tenus de respecter la confidentialité des données traitées dans le cadre de leur travail.
De plus, CK détient l’agrément PSF (Professionnel du Secteur Financier) et gère depuis plusieurs années des documents confidentiels pour diverses institutions financières. Nous disposons de sites et d’un environnement IT hautement sécurisés. Nos ateliers sont accessibles uniquement au personnel autorisé, grâce à un système de contrôle par badge.
En ce qui concerne la sécurité informatique, nos environnements IT sont totalement isolés du reste de l'infrastructure CK et protégés par des solutions de sécurité avancées, incluant antivirus, pares-feux, systèmes de détection d'intrusion, et mises à jour logicielles régulières.
Nos locaux sont également équipés de dispositifs de sécurité traditionnels, notamment des extincteurs, des alarmes incendie, des sorties de secours clairement identifiées, des zones d'évacuation, et des protocoles d'urgence stricts…