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Découvrez le retour d’expérience de Loic TIRTIAUX (Ingénieur Système) & Laurent PETERS (IT Operations Manager) – Editus
Nous connaissons tous Editus, une entreprise qui s'est développée et a su évoluer avec le temps. Pourriez-vous nous rappeler quelles sont vos principales activités et préciser votre rôle au sein de l’entreprise ?
LT : Depuis près de 50 ans, Editus est le leader de la mise en relation des individus et des entreprises. Editus est aujourd'hui la plus grande agence de marketing au Luxembourg, accompagnant chaque année quelque 10 000 entreprises dans leur digitalisation.
Suivant l'évolution des usages, Editus propose des services de visibilité digitale, tels que la gestion de référencement, la création de sites web, ou encore la conception et la mise en œuvre de campagnes digitales. Elle accompagne également les entreprises dans la structuration et la valorisation de leurs données pour en tirer de la business intelligence.
Pour ma part, je gère le Service Desk tout en étant impliqué dans l'infrastructure, la sécurité et le réseau.
LP : J’ai rejoint Editus début 2017 et je suis responsable du département IT Infrastructure et Operations. Mon rôle consiste à superviser une équipe multidisciplinaire en charge de l’administration des bases de données, des ingénieurs systèmes, réseaux et sécurité, ainsi que du service desk. Je m'assure du bon fonctionnement et de l'optimisation des infrastructures IT, en garantissant la sécurité et la performance des systèmes tout en répondant aux besoins opérationnels et stratégiques de l'entreprise.
‘’ 66h15m (+ de 8x8h), c’est le temps durant lequel nos 9 salles de réunions auraient été réservées mais non utilisées pendant le mois de juin 2024 ‘’
Pourquoi avez-vous opté pour une solution de réservation de salle de réunion ? Quelles étaient vos principales problématiques à résoudre ?
Beaucoup de nos salles étaient soit réservées (au travers d’Outlook) mais non utilisées, soit occupées sans réservation et sans vérification de la disponibilité. Nous cherchions une solution visuelle et simple pour les utilisateurs, facilement intégrable avec notre environnement Microsoft365, et qui libère du temps de disponibilité dans nos différentes salles au travers d’un mécanisme tel que le checkin.
En quoi la solution Evoko et les services CK ont-ils répondu à vos besoins en matière de gestion des salles de réunion ?
La solution Evoko répond parfaitement à nos besoins, l’indicateur lumineux est visible de loin, les habitudes ne sont pas changées vu qu’on peut continuer la réservation via le calendrier Outlook. La réservation de salle via l’écran est simple et l’intégration avec le badge permet que les enregistrements via l’écran soient nominatifs. L’installation par CK s’est passée sans problème et l’intégration avec notre mobilier est parfaite.
Un système de réservation de salles doit être facile à utiliser. Liso room manager utilise des signaux lumineux intuitifs pour vous guider vers la bonne salle et voir clairement l'état de la salle.
Comment évalueriez-vous votre satisfaction globale vis-à-vis de la solution Evoko ? Y a-t-il des fonctionnalités ou aspects que vous appréciez plus particulièrement ?
Tous les retours sont positifs, les utilisateurs, la réception, l’IT… La libération automatique de la salle permet de supprimer la réunion si une réservation n’est pas confirmée dans le délai configuré. On peut également terminer la réservation plus tôt via l’écran pour libérer la salle ou prolonger sa réservation si nécessaire.
Comment votre service IT évalue-t-il la facilité d'installation, de gestion et de maintenance de cette solution ?
Le guide d’installation fourni en ligne est suffisamment clair, il n’y a pas eu de points d’hésitation. La gestion est très simple, une synchronisation des utilisateurs avec l’active directory rend l’ajout et la suppression des utilisateurs totalement automatique. Une fois la configuration en place, les seules interventions à faire sont pour les changements de badge d’utilisateur.
Que conseilleriez-vous à quelqu'un qui n'a pas encore opté pour une solution Evoko ? Quel serait votre meilleur argument pour les convaincre ?
Evoko permet d’optimiser l’occupation des salles sans ajouter de charge à l’équipe IT. Je vais laisser parler quelques chiffres : 66h15m (+ de 8x 8h), c’est le temps durant lequel nos 9 salles de réunions auraient été réservées, mais non utilisées pendant le mois de juin 2024. Nous sommes passés de calendrier de salle surchargé à des salles beaucoup plus disponibles, notamment pour des réunions de dernière minute où l’on peut maintenant savoir facilement si on peut utiliser cette salle.
La solution Evoko Liso facilite la réservation de salles via votre calendrier numérique ou directement sur l’écran tactile. L'interface est intuitive, affichant les informations pertinentes selon la proximité de l'utilisateur. Réservez, terminez ou prolongez une réunion, ou trouvez une autre salle selon la disponibilité, la taille et l'équipement. L'aura lumineuse verte, rouge ou orange indique instantanément si la salle est disponible.