Comment penser et équiper une salle de visioconférence ?

Dans un monde de plus en plus connecté et où les distances ne sont plus un obstacle, la visioconférence est devenue un outil essentiel pour les entreprises et les organisations. Que ce soit pour des réunions avec des collègues situés à l'autre bout du monde, des formations à distance ou des négociations avec des partenaires commerciaux internationaux, la visioconférence offre une solution pratique et efficace pour communiquer à distance. Cependant, pour tirer pleinement parti de cette technologie, il est essentiel de penser et d'équiper une salle de visioconférence de manière adéquate.

Prendre en compte son environnement en concevant sa salle de réunion à distance

Déjà importants lorsque l’on conçoit une salle de réunion plus classique, il y a deux critères principaux à ne surtout pas oublier lorsque l’on dessine le projet d’une salle de visioconférence.

Le premier concerne le son et l’acoustique de la salle de visioconférence. Saviez-vous que le frein principal à la mise en place régulière de visioconférence est la qualité du son ? Si vous n’êtes pas très bien équipés en outils de visioconférence et qu’à cela vous ajoutez une mauvaise acoustique de la salle, vous pouvez être certains que vos collaborateurs fuiront toute occasion de faire une réunion à distance.

Si cela résonne dans vos locaux, les autres membres de votre équipe seront également agacés par la tenue de ces visios. De quoi rompre définitivement tout lien avec l’extérieur.

Le deuxième critère environnemental non négligeable est la luminosité de votre pièce. Il faut évidemment penser qu’elle ne doit être ni trop élevée, ni trop faible, afin que l’interlocuteur à distance puisse voir correctement ce qu’il se passe à distance, surtout si vous avez des prototypes à montrer ou un écran derrière vous pour brainstormer.

Il y a également d’autres éléments mineurs à prendre en compte : s’assurer que la connexion internet est aussi favorable que dans les autres pièces, mettre en place des règles de vie commune, etc. afin que chacun puisse utiliser cette pièce dans les meilleures conditions.

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N’ayez pas peur de partir d’une architecture atypique et de lui apporter les améliorations nécessaires pour en faire une salle de réunion et de visioconférence sympa.

Quel équipement choisir pour sa salle de visioconférence ?

Afin de transformer son lieu de réunion traditionnel en véritable salle de visioconférence, il faut bien sûr se munir d’outils facilitant la communication à distance.

Dans certains cas, notamment dans le cadre de visioconférences intimistes en “tête à tête”, l’utilisation d’un PC équipé d’une webcam, d’un micro et d’un logiciel de visioconférence est suffisant. Mais si l’on veut voir les choses en grand et proposer des réunions à distance qualitatives, il faut choisir un équipement de visioconférence plus important.