Dans le cadre d’un projet stratégique mené pour l’un de nos clients, un acteur de premier plan de la place financière luxembourgeoise, nous devions faire face à un défi de taille : numériser en un temps record, un volume exceptionnel de documents.
La réussite de cette mission reposait sur la capacité à combiner rapidité d’exécution et respect strict des exigences réglementaires, via un partenaire disposant de l’agrément PSF de support.
Dématérialiser 850 cartons d’archives en un temps record : un défi logistique et numérique
Les archives concernées, couvraient près d’une dizaine d’années d’activité. Elles représentaient un fonds documentaire conséquent, composé essentiellement de documents au format DIN A4, pour un volume total d’environ 850 cartons.
L’enjeu principal pour notre client était d’obtenir, dans un délai très court dû à une échéance rapprochée, une version numérique complète de l’ensemble du fonds. Ce projet impliquait également des contraintes logistiques fortes, nous devions être capable de réceptionner, sécuriser et stocker temporairement jusqu’à 10 palettes de cartons pendant toute la durée du traitement.
« La clé de ce projet, c’est la confiance que notre client nous a accordée dès le départ. Il nous a confié des archives sensibles, et en retour nous avons rempli la mission avec nos engagements. Cette relation de confiance a été bénéfique pour la réussite de ce projet. »
Sascha Sander, Large Account Manager chez CK
Notre solution : un dispositif structuré pour garantir la livraison des archives
CK a immédiatement pu s’appuyer sur son infrastructure, avec près de 600 m² d’espace de stockage sécurisé, permettant d’absorber sans difficulté l’ensemble des palettes sur toute la durée du projet.
Un dispositif de projet structuré a été mis en place, avec un planning clair et partagé, couvrant une période de trois mois afin de garantir la livraison dans les délais imposés.
Pour assurer la montée en charge, CK a renforcé son équipe Outsourcing Services par l’intégration de quatre ressources supplémentaires. Une équipe dédiée de six personnes, pilotée par un Team Leader, a ainsi été mobilisée pour conduire le projet de bout en bout.
Un processus de numérisation maîtrisé de bout en bout
Une phase de préparation rigoureuse des documents a précédé la numérisation : dépollution, mise à plat et insertion de séparateurs documentaires afin de garantir une qualité de traitement homogène.
Les opérations de numérisation ont été réalisées via PaperStream Capture Pro, complétées par un contrôle qualité exhaustif. Les documents physiques ont ensuite été reconditionnés à l’identique : réagrafage, remise en ordre et réintégration dans les cartons d’origine.
Après validation d’un lot pilote et ajustement des paramètres avec le client, la production a démarré.
Tout au long de ce projet, nos équipes ont mis en place un dispositif de communication structuré, incluant un reporting hebdomadaire détaillé. Cette approche collaborative a permis d’anticiper les éventuels écarts, de sécuriser les délais et de garantir une visibilité complète au client.
" Nous avons confié à CK la numérisation intégrale de nos archives dans un contexte contraint et exigeant. Dès le lancement, CK a fait preuve d’un professionnalisme irréprochable : une organisation rigoureuse, des moyens logistiques adaptés et une équipe dédiée parfaitement coordonnée.
Les phases de préparation, de numérisation et de contrôle qualité ont été exécutées avec une grande précision, ce qui nous a permis d’obtenir un lot final conforme à nos attentes réglementaires et opérationnelles.
Grâce à la transparence des échanges et au reporting régulier, les objectifs intermédiaires ont été respectés et la livraison a été effectuée dans les délais impartis.
Nous recommandons CK pour tout projet de dématérialisation nécessitant sécurité, fiabilité, et excellence opérationnelle."
Témoignage de notre client
Le projet a permis la numérisation complète de l’ensemble des cartons, soit plus de 1,2 million de pages transformées en documents numériques exploitables et sécurisés.
Malgré les contraintes de volume et de calendrier, la mission a été livrée dans les délais, validant la capacité de CK à mener des projets de grande envergure dans des contextes exigeants.