RetourLa gestion des dossiers du personnel fait partie du quotidien des collaborateurs RH : mise à jour des dossiers, recherche d’un document ou d’une information
Simplifier la gestion RH, centraliser les informations et y accéder facilement, piloter votre activité. C’est possible, avec la numérisation des dossiers RH.
- Analyse de vos besoins
- Prise en charge des documents / Réception des dossiers papiers
- Préparation : tri, dépollution
- Numérisation
- Post-traitement (OCR, extraction ou saisie des données pertinentes)
- Génération des livrables
Des documents du personnel papier qui sont conservés sous format papier dans une armoire à archives sur site ou hors site, d’autres documents collaborateurs qui sont stockés sur l’ordinateur du responsable RH… autant de moyens hétérogènes et peu sécurisés de conserver les documents de vos collaborateurs qui ne facilitent ni le partage, ni la recherche de ces documents.
Par ailleurs, le service RH traite au quotidien des données sensibles et vitales qui obéissent à des obligations législatives fortes : confidentialité, droit à l’oubli, durées de conservation … d’où la nécessité de maîtriser les risques tout en facilitant la gestion
Certains types de documents sont nécessaires à un instant donné et doivent être conservés au titre de la preuve, mais ne seront ensuite plus utilisés au quotidien par les collaborateurs RH.
Par exemple, un salarié doit fournir des pièces justificatives lors de son embauche : RIB, papiers d’identité, certificats de travail antérieurs, fiche de renseignements, extrait de casier judiciaire… Une fois le processus de recrutement clos, ces documents n’ont pas vocation à être consultés.
A l’inverse, la lettre d’embauche, le contrat de travail… sont des documents engageants pour l’entreprise. Pouvoir y accéder rapidement, pour vérifier une information par exemple, est indispensable pour les RH.
Enfin, que faire des dossiers des anciens collaborateurs ? Il est recommandé de conserver le dossier individuel d’un salarié à minima durant toute sa présence dans l’entreprise. Une solution d’archivage sécurisé répond aux obligations de l’entreprise : préservation de l’intégrité physique des documents et respect de la confidentialité de l’information.
Process (dans nos locaux) :
Les travaux peuvent également être menés directement dans vos locaux.
Options :
- Classification des documents
- Mission d’accompagnement à la dématérialisation du processus métier
- Possibilité de réaliser la prestation in-situ (déploiement de ressources et/ou équipements nécessaires)
- Solutions Doc.SERIES (Gestion électronique de documents)
Découvrez nos autres prestations :
- Dématérialisation des factures fournisseurs entrantes
- Numérisation des documents d’archives
- Numérisation de documents entrants
- Numérisation et indexation des registres d’état civil
- Numérisation des plans et documents grands formats